La comptabilité libérale n'est pas la comptabilité d'entreprise
L'infirmier libéral conventionné exerce sous le régime des bénéfices non commerciaux (BNC). Ce régime fiscal est distinct de celui des commerçants ou des entreprises classiques. Il a ses propres règles comptables, ses propres formulaires fiscaux et ses propres calendriers de déclaration.
La bonne nouvelle : la comptabilité libérale est généralement plus simple que la comptabilité commerciale. Elle repose essentiellement sur deux obligations : tenir un livre-journal des recettes et des dépenses professionnelles, et déclarer le résultat net à l'administration fiscale chaque année.
Ce guide vous donne les fondamentaux pour comprendre votre comptabilité et dialoguer efficacement avec votre expert-comptable.
Les deux régimes fiscaux possibles
Le régime micro-BNC
Le régime micro-BNC s'applique automatiquement si vos recettes annuelles ne dépassent pas un seuil défini par la loi (ce seuil est révisé régulièrement : renseignez-vous auprès de votre administration fiscale pour le montant en vigueur). Dans ce régime, un abattement forfaitaire pour frais professionnels est appliqué sur vos recettes brutes, et vous êtes imposé sur le montant résiduel.
L'avantage est la simplicité : pas besoin de détailler vos charges réelles. L'inconvénient est que si vos charges réelles dépassent le taux d'abattement, vous payez plus d'impôt qu'avec le régime réel.
Le régime réel de la déclaration contrôlée
Au-delà du seuil du micro-BNC, ou si vous l'avez choisi volontairement, vous relevez du régime réel de la déclaration contrôlée (formulaire 2035). Vous déclarez l'intégralité de vos recettes et l'intégralité de vos charges professionnelles réelles. Votre bénéfice imposable est la différence entre les deux.
Ce régime demande plus de travail comptable, mais il est généralement plus avantageux dès lors que vos charges professionnelles réelles sont significatives.
Les recettes à déclarer
Tout ce qui entre dans le cabinet
En BNC, le principe de base est simple : toutes les sommes encaissées dans le cadre de votre activité professionnelle doivent être déclarées comme recettes. Cela comprend :
- Les virements de l'Assurance maladie au titre des FSE télétransmises
- Les remboursements des organismes complémentaires
- Les honoraires perçus directement auprès des patients (part non couverte par le tiers payant)
- Les redevances perçues si vous louez votre cabinet ou votre matériel à un remplaçant
- Les indemnités journalières maladie perçues dans le cadre d'un contrat de prévoyance professionnelle (selon les contrats)
La date de comptabilisation des recettes
En BNC, on fonctionne en comptabilité de trésorerie (ou "caisse") : vous comptabilisez les recettes à la date à laquelle vous les encaissez réellement, pas à la date à laquelle vous avez réalisé le soin. Une FSE réalisée en décembre mais dont le virement arrive en janvier de l'année suivante est une recette de janvier.
Cette règle est différente de la comptabilité d'entreprise en droits constatés et peut créer des décalages sur lesquels il faut être vigilant en fin d'année.
Les charges déductibles
Les charges professionnelles déductibles réduisent votre bénéfice imposable. Voici les principales catégories.
Les cotisations sociales
Les cotisations versées à l'URSSAF (assurance maladie, retraite de base, retraite complémentaire, prévoyance) sont en principe déductibles de votre bénéfice. Le traitement fiscal exact dépend de la nature de la cotisation et de son régime. Votre expert-comptable saura vous préciser lesquelles sont déductibles et dans quelle proportion.
Les frais de déplacement
Pour un infirmier libéral dont l'activité repose sur les tournées, les frais de déplacement représentent souvent le poste de charges le plus important. Vous pouvez déduire :
- Les frais kilométriques, calculés sur la base du barème fiscal officiel (à vérifier chaque année auprès de l'administration)
- Les frais réels de votre véhicule professionnel (carburant, assurance, entretien, amortissement) si vous optez pour les frais réels plutôt que le barème kilométrique
L'utilisation du barème fiscal kilométrique est la méthode la plus simple. Elle vous évite de devoir conserver tous vos justificatifs de dépenses automobile. En contrepartie, vous devez tenir un relevé précis des kilomètres parcourus à titre professionnel : date, trajet, objet, kilométrage.
Les charges de cabinet
Si vous disposez d'un local professionnel distinct de votre domicile, le loyer et les charges afférentes sont déductibles. Si vous exercez depuis votre domicile, vous pouvez déduire une quote-part des charges (loyer ou amortissement, eau, électricité, chauffage) proportionnelle à la surface professionnelle.
Le matériel et les fournitures
Le matériel de soin (consommables, pansements, gants, désinfectants) est déductible en charges. Le matériel durable (lecteur de carte Vitale, matériel médical, ordinateur, imprimante) peut être soit passé en charge s'il est de faible valeur unitaire, soit amorti sur plusieurs années selon les règles comptables.
Les abonnements et logiciels
L'abonnement à votre logiciel métier, à votre messagerie sécurisée de santé, à vos revues professionnelles et à votre syndicat sont des charges déductibles.
Les honoraires de conseil
Les honoraires versés à votre expert-comptable, à votre avocat ou à tout autre conseil dans le cadre de votre activité professionnelle sont déductibles.
La TVA en libéral
Les actes de soins infirmiers réalisés dans le cadre de l'exercice réglementé de la profession sont exonérés de TVA. Vous n'avez donc en principe pas à facturer de TVA à vos patients, ni à déposer de déclaration de TVA pour votre activité principale.
Cette exonération a toutefois des contreparties : vous ne pouvez pas non plus récupérer la TVA que vous payez sur vos achats professionnels (matériel, logiciel, etc.).
Le livre de recettes et de dépenses
Le livre-journal est le document comptable de base de l'infirmier libéral. Il enregistre, dans l'ordre chronologique, toutes les recettes et toutes les dépenses professionnelles.
Ce qu'il doit contenir
Pour les recettes, notez pour chaque encaissement :
- La date d'encaissement
- L'identité du payeur (Assurance maladie, organisme complémentaire, patient)
- Le montant
- La nature de la recette
Pour les dépenses, notez pour chaque paiement :
- La date
- Le fournisseur
- Le montant
- La nature de la charge (carburant, abonnement logiciel, fournitures médicales, etc.)
Format papier ou numérique ?
Le livre de recettes peut être tenu sur papier ou sous forme numérique (tableur ou logiciel comptable). Quelle que soit la forme choisie, il doit être conservé pendant au moins six ans, délai général de prescription fiscale.
Beaucoup d'infirmiers libéraux synchronisent leur livre de recettes avec les données de leur logiciel métier. Certains logiciels génèrent automatiquement un extrait comptable directement transmissible à l'expert-comptable.
Travailler avec un expert-comptable
Faire appel à un expert-comptable représente un coût, mais c'est un investissement qui se justifie pleinement dans la majorité des cas. Un expert-comptable spécialisé dans les professions de santé libérales vous apporte :
- La garantie que votre déclaration 2035 est correctement remplie
- Une optimisation de vos charges déductibles dans le cadre légal
- Un suivi des évolutions fiscales et sociales qui vous concernent
- Un interlocuteur en cas de contrôle fiscal
Certaines associations de gestion agréées (AGA) spécialisées dans les professions de santé offrent des prestations comptables à des tarifs adaptés. Leur adhésion permet également de bénéficier d'une réduction d'impôt sur les frais comptables.
Le calendrier fiscal en BNC
Les dates clés à mémoriser sont celles des déclarations et des paiements de cotisations sociales. Ces calendriers évoluent et les dates exactes doivent être vérifiées chaque année auprès de l'URSSAF et de l'administration fiscale. Notez-les dans votre agenda en début d'année pour ne pas être pris de court.
Une bonne comptabilité se construit tout au long de l'année, pas dans la précipitation de la période de déclaration. Prenez l'habitude de classer vos justificatifs de dépenses au fur et à mesure et de réconcilier vos encaissements avec vos retours NOEMIE chaque mois.